Порядок хранения трудовых книжек

Порядок хранения трудовых книжек на предприятии

Трудовые книжки работников являются обязательными кадровыми документами юридических лиц. Это основной документ, рассказывающий о стаже человека и всей его деятельности во время работы на предприятии. Такую документацию должны вести, как компании, так и индивидуальные предприниматели. Законодательно определены правила и условия хранения трудовых книжек.

Условия и правила хранения трудовых книжек

Ответственные лица предприятия обязаны хранить трудовые книжки и вкладные листы к ним в сейфе, либо в специально оборудованном помещении. Компания должна обеспечить их сохранность и не допускать к ним посторонних лиц. За их сохранность отвечает лицо, на которое приказом руководителя возложена ответственность. За хранение и ведение трудовых книжек обычно назначают ответственным одного работника. В случаях, когда ведение возложено на другого работника, он получает трудовые книжки от лица, отвечающего за их хранение, только по предварительной письменной заявке. В случае, если сотрудник организации работает по совместительству, его документация хранится на основном месте работы.

В конце месяца лицо, которое ведет трудовые документы, сдает в бухгалтерию предприятия отчет о проделанной им деятельности. В котором он подробно рассказывает про ведение и хранение трудовых книжек.

Советуем:  Увольнение по соглашению сторон – процедура

Если по форс-мажорным обстоятельствам трудовая книжка понесла ущерб, то она уничтожается, при этом составляется соответствующий акт.

При увольнении сотрудника, он обязан собственноручно расписаться в своем паспорте работника организации. Если необходимая документация не была получена уволенным с последнего места работы человеком, или в случае его смерти, то она хранится в организации на протяжении двух лет. Но храниться такие бумаги должны отдельно от их аналогов действующих работников.

Бланки трудовых книжек в необходимом количестве должны всегда быть в наличии, что бы человек при трудоустройстве не бежал покупать себе трудовую книжку и тем самым не отлынивал от работы по вполне уважительным причинам.

Всю ответственность за сохранность книжек несет сотрудник, уполномоченный приказом руководителя. Уполномоченным лицом может быть любой работник: бухгалтер, служащий кадрового отдела, секретарь. Руководитель же должен правильно организовать систему ведения и хранения книжек. Законодательно установлена ответственность этих лиц. При несоблюдении установленных правил и условий хранения такой документации они несут ответственность в соответствие с КоАП.